Værd at vide om UCH

Privatlivs- og persondatapolitik

Uddannelsescenter Holstebro har stort fokus på beskyttelsen af de personlysninger, vi registrerer og behandler. Det drejer sig bl.a. om oplysninger vedr. elever, kursister og ansatte, men også ansøgere, modtagere af vores nyhedsbrev og andre, som på forskellig vis kommer i kontakt med os.

Formål og behandlingsgrundlag for behandling af personoplysninger

Administration i forbindelse med uddannelse/kursusdeltagelse
Det primære formål med vores behandling af personoplysninger er administration i forbindelse med uddannelse/kursusdeltagelse. Vores behandlingsgrundlag for personoplysninger om elever og kursister følger af persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, som siger at ”behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt”

I særlige tilfælde kan det være nødvendigt at behandle følsomme oplysninger. Vores behandlingsgrundlag er i disse tilfælde persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f; ”behandling er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares”.

Nyhedsbreve
Ved udsendelse af vores nyhedsbrev, er behandlingsgrundlaget i stedet samtykke. Du kan altid trække dit samtykke tilbage, enten ved at benytte linket i bunden af vores e-mails eller ved at kontakte os på info@ucholstebro.dk og oplyse, at du ikke længere ønsker at modtage vores nyhedsbreve og tilbud.

Medieproduktioner
I nogle fag indgår produktion af digitale produkter mv., som omfatter optagelse af billeder, lyd og video, som en del af undervisningen. Hvis du indgår i optagelserne, vil der være tale om behandling af dine personoplysninger. Formålet med behandlingen af personoplysninger i denne sammenhæng er at leve op til læreplanen for faget. Behandlingsgrundlaget i den forbindelse er som udgangspunkt persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvis en elevproduktion offentliggøres på internettet, vil behandlingsgrundlaget i stedet være samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Som elev vil dit samtykke som udgangspunkt blive indhentet mundtligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage.

Visse medieproduktioner er tillige et samarbejde mellem elever og skolens kommunikationsafdeling og har som formål at fortælle om hverdagen på skolen og de uddannelser og aktiviteter, der tilbydes. I det omfang materialet offentliggøres, fx i foldere, brochurer, på sociale medier mv., vil behandlingsgrundlaget ligeledes være samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Som elev vil dit samtykke som udgangspunkt blive indhentet mundtligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage. 

Hvilke kategorier af personoplysninger behandles?

Hvis du er elev eller kursist, behandler vi følgende oplysninger om dig:

Almindelige oplysninger:

  • Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, dato for tilmelding, fraværsdage, oplysninger om faglig udvikling, karakteroplysninger og foto

Særlige oplysninger:

  • CPR-nr. samt værgeoplysninger, hvis du er under 18 år

For at understøtte dig i din uddannelse kan vi desuden indsamle og behandle følsomme og fortrolige oplysninger om dig, hvis du fx henvender dig til studievejledningen. Det kan efter omstændighederne omfatte helbredsoplysninger, oplysninger om misbrug, problemer i hjemmet mv.

Dine oplysninger er kun tilgængelige for medarbejdere hos UCH, som har et arbejdsbetinget, sagligt behov for adgang til oplysningerne, og videregivelse sker kun, hvis der er et lovligt grundlag for det.

For at give indblik i hverdagen på skolen tages der lejlighedsvis billeder som offentliggøres på skolens hjemmeside og sociale medier.

Af sikkerhedsmæssige årsager er der overvågning på gangarealer, hovedindgang og foyer på skolehjemmet. Optagelserne gemmes i op til 30 dage, og kun én medarbejder på UCH har adgang til optagelserne.

Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger?

Når vi indhenter oplysninger om dig, er der forskellige retningslinier for, hvor længe vi gemmer dem, afhængig af din tilknytning til skolen og i visse tilfælde anden lovgivning.

Hvis du er elev eller ansat, gemmer vi dine oplysninger op til 5 år efter din tilknytning til skolen er ophørt. Oplysninger, som er omfattet af eksamensbekendtgørelsen (1), gemmes dog 30 år efter eksamen eller prøvens afslutning.

Modtager du vores nyhedsbrev, har du ved tilmeldingen givet samtykke til, at vi må sende nyhedsbrevet til dig pr. e-mail og/eller sms. Dine oplysninger slettes straks, hvis du giver os besked om, at du ikke længere ønsker at modtage nyhedsbrevet.

Hvis du har givet samtykke til offentliggørelse af medieproduktioner, herunder billeder, video mv., har du til enhver tid mulighed for at trække dit samtykke tilbage. Hvis du gør dette, vil de medieproduktioner, hvori du indgår, blive slettet i deres helhed eller omarbejdet således, at din deltagelse klippes ud eller sløres. 

Oplysninger om jobansøgere gemmes op til 6 måneder. Såfremt vi ønsker at gemme oplysningerne længere, skal ansøgeren giver samtykke til dette.

(1) Bekendtgørelse om prøver og eksamen i grundlæggende erhvervsrettede uddannelser, nr. 41 af 16.01.2014

Datasikkerhed

Uanset om vi behandler dine personoplysninger med henblik på udførelse af en opgave i samfundets interesse, eller på baggrund af dit samtykke, vil vi altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven.

Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere relevant.

I tilfælde, hvor andre behandler data på vores vegne, har vi indgået databehandleraftaler, hvilket er vores garanti for, at databehandlerne overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.

Oplysning, indsigelse, ændring, dataportabilitet og sletning

Du kan altid kontakte os for at få oplyst, hvilke af dine personoplysninger, vi ligger inde med. Dette kan ske ved henvendelse til os, som er dataansvarlig:

Uddannelsescenter Holstebro
Døesvej 70-76
7500 Holstebro
E-mail: info@ucholstebro.dk

Du kan desuden kontakte vores databeskyttelsesrådgiver direkte:

Heidi Toftgaard
Døesvej 70
7500 Holstebro
E-mail: ht@ucholstebro.dk

Hvis der er fejl i vores oplysninger, kan du altid bede om at få dem rettet, så vi har de rigtige, ligesom du har ret til at få udleveret oplysningerne i et almindeligt format (dataportabilitet). Har du ønsker om ændring eller dataportabilitet, er du også meget velkommen til at skrive til os på ovennævnte e-mailadresse.

Ønsker du ikke længere, at vi skal behandle dine personoplysninger, eller at vi skal begrænse behandlingen af dine personoplysninger, kan du også sende os en anmodning herom til ovennævnte e-mailadresse.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk 
Hvis du ønsker at klage over Uddannelsescenter Holstebros behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet, telefon 33 19 32 00 eller e-mail: dt@datatilsynet.dk